Verwaltung

Grant and Project Office (Stabstelle)

Das Grant and Project Office unterstützt Wissenschaftler*innen in allen Phasen nationaler und internationaler Forschungsprojekte: Von der Identifizierung geeigneter Fördermöglichkeiten über die Antragstellung bis hin zum Projektmanagement nach der Bewilligung.

Zu unseren Aufgaben gehören die Beratung zur nationalen und europäischen Förderlandschaft für unterschiedliche Karriere- und Qualifikationsstufen sowie verschiedene Kooperationsformate, die Unterstützung bei der Erstellung von Förderanträgen, das Forschungs- und Kooperationsvertragsmanagement, das Projektmanagement einschließlich Projektcontrolling und Berichtswesen sowie die Vorbereitung und Begleitung interner und externer Projektaudits.

Pre-Award und Grundsatzfragen: Dr. Heike Konow 

Post-Award und Projektmanagement: Dr. Elina Plesca (BMFTR Projekt WarmWorld)

Post-Award und Finanzabwicklung: 

Martina Böther

• EU Projekte
• USA
• Stiftungsprojekte
• MPF Projekte
• BMFTR

Sven Neumann

• Projekte der DFG
• BMFTR
• VDI
• EU Joint Undertaking

Personalverwaltung

Wir unterstützen Sie in allen Fragen rund um Ihr Beschäftigungsverhältnis: von Arbeitsverträgen, Vergütung und Gehaltsabrechnungen über Altersvorsorge und Rentenangelegenheiten bis hin zu Abwesenheiten, Zeiterfassung, Personalakten und Umzugskosten. Sprechen Sie uns gerne an – wir helfen Ihnen gerne weiter.

Sachgebietsleitung: Andrea Franke

Sachbearbeitung:   

Stephanie Piltz: Abteilung Klimaphysik, Wissenschaftliches Programmieren    

Silke Hebeler: Abteilung Klimadynamik, individuelle Forschungsgruppen, alle Servicegruppe inkl. Administration

Andrea Franke: Abteilung Klimavariabilität und Grundsatzfragen der Personalverwaltung

Nicola Boss: Doktorandenverträge | IMPRS      

Silke Baltroweit: Gast- und Gestattungvertrag, Personalmarketing und Bewerbungsmanagement  

Eva Fitek: Datenpflege und Datenzugang externer Gäste    

Das Team wird unterstützt durch Felisa Kowalewski

Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist für die ordnungsgemäße Abwicklung aller buchhalterischen und steuerlichen Prozesse des Instituts verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehören die Kontierung und Buchung von Rechnungen, die Abwicklung des nationalen und internationalen Zahlungsverkehrs, die Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen, die Anlagenbuchhaltung sowie das Bank- und Kassenwesen. Darüber hinaus bearbeitet sie steuerliche Angelegenheiten und berät zu steuerrechtlichen Fragestellungen.

Sachgebietsleitung: Olga Palienko

Sachbearbeitung: Tatjana Becker, Astrid Erbacher, Regine Wirth-Gundlach

Kosten- und Leistungsrechnung (KLR): Nicole Baison

Einkauf

Der Einkauf unterstützt die wissenschaftlichen und administrativen Bereiche bei der wirtschaftlichen und rechtskonformen Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen. Zu den Aufgaben gehören die Durchführung von Vergabe- und Ausschreibungsverfahren, das Vertragsmanagement sowie die Beratung der Mitarbeitenden in allen Fragen des Beschaffungs- und Vergabewesens.

Sachbearbeitung: Hilde Burzeya, Christoph Winter

Travel Management

Das Travel Management begleitet Mitarbeitende bei allen Fragen rund um Dienstreisen. Wir beraten zu Reise- und Hotelbuchungen, unterstützen bei der Planung und Organisation von Dienstreisen und kümmern uns um die Bearbeitung von Dienstreiseanträgen sowie die Prüfung und Abrechnung der Reisekosten.

Sachbearbeitung: Darja Katrysch, Tatjana Becker, unterstützt durch Dan Petersen

Allgemeine und Technische Dienste

Die Allgemeinen und Technischen Dienste sorgen für einen reibungslosen, sicheren und serviceorientierten Institutsbetrieb. Sie unterstützen Mitarbeitende und Gäste in organisatorischen, infrastrukturellen und gebäudetechnischen Belangen.

Zu den Aufgaben gehören der Institutsempfang und die Telefonzentrale, die Organisation des Postein- und -ausgangs sowie von Kurierdiensten, die Schlüsselverwaltung, die Koordination der Seminarraumbuchungen und die Organisation von Bewirtungen.

Darüber hinaus verantwortet der Bereich das Facility Management und den betriebstechnischen Dienst. Dazu zählen unter anderem die Betreuung und Instandhaltung der Gebäude und technischen Anlagen, die Koordination von Wartungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sowie die Unterstützung bei Umzügen, Veranstaltungen sowie Fragen des Arbeits- und Brandschutzes.

Rezeption und Geschäftszimmer: Ilona Ehrenpfort, Hilde Burzeya 
Unsere Studentinnen: Simran Sawant, Lallah Sakhi, Saphia Koulli, Elena Kannenberg

Haustechniker: Norbert Dammaß

Hausmeister/Haustechniker Vertretung: Kulwinder Singh

Health Management

Das Health Management fördert die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Mitarbeitenden. Es entwickelt und koordiniert Maßnahmen der Gesundheitsförderung und Prävention, berät zu gesundheitsrelevanten Themen und organisiert Angebote, die ein sicheres, gesundes und wertschätzendes Arbeitsumfeld unterstützen.

Nicole Baison